Unificación de Negociaciones

La unificación de expedientes de negociaciones es el proceso archivístico que realizan las áreas de Sala de Ventas y Escrituración y Trámites con el objetivo de conformar y agrupar la historia documental de venta de cada inmueble desde su separación hasta su entrega al cliente.

Antes de realizar la unificación, la Sala de Ventas debe tener y conocer su Listado Maestro de Registros en el que se detallan uno a uno los documentos que conforman el expediente y el orden con el cual deben ser ubicados físicamente.

Pasos para realizar la unificación:

1. Identifique los documentos originales del negocio que genera y custodia la Sala de Ventas y el Área de Escrituración y Trámites, esto facilitará la depuración de los documentos duplicados.

2. La sala de ventas debe conformar legajos máximo con 5 expedientes de negocios. Esto varía dependiendo de la capacidad de un gancho legajador. Teniendo en cuenta que aún hace falta archivar los documentos originales del Área de Escrituración y Trámites. Es decir, debe dejarse el espacio necesario para culminar la unificación.

3. Los legajos deben archivarse por Torre y consecutivo de inmueble o como en el caso de las casas por consecutivo. Por ejemplo un legajo puede archivar negocios desde el Apto. 101 de la torre 6 hasta el 604 de la torre 6.

En caso que el número de inmuebles de una torre supere la capacidad de un gancho legajador deben crearse en su defecto número de legajos necesarios. Ejemplo:

a. Primer legajo: 101-06 - 304-06.

b. Segundo legajo: 401-06 - 604-06.

c. Tercer legajo: 701-06 - 904-06.

4. Recuerde que los documentos deben estar ordenados físicamente dentro del expediente como lo especifica el Listado Maestro de Registros de Sala de Ventas en la serie documental negociaciones.

5. Una vez haya culminado esta primera fase, el asesor comercial de la Sala de Ventas debe programar con el coordinador de escrituración y trámites la fecha en la que se finalizará la unificación.

6. El Área de Trámites debe hacer entrega de los documentos originales que custodia debidamente depurados, los cuales deben ser archivados en el expediente siguiendo el orden del Listado Maestro de Registros.

7. Los documentos duplicados y depurados deben ser entregados al Área de Archivo para su correcta eliminación.

8. Finalmente los expedientes deben ser transferidos al Archivo Central siguiendo las especificaciones definidas para este proceso.

Cualquier información adicional o duda en el proceso puede comunicarse con el Área de archivo o comentar esta entrada.

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El Área de Archivo presente en la Inducción de los nuevos funcionarios de Amarilo

Con el propósito de mantener y extender la cultura de Gestión Documental en nuestra compañía, el Área de Archivo se ha vinculado al grupo encargado de la inducción de la empresa para dar la bienvenida a nuestros nuevos compañeros de trabajo.

En una presentación corta de 15 minutos y 10 diapositivas, damos a conocer nuestros servicios de archivo, dejamos clara la importancia de los documentos para la ejecución de los procesos de Amarilo y las responsabilidades de los funcionarios para su correcta administración y presentamos nuestro blog como un canal de comunicación para la difusión de las directrices de archivo.

Sabemos que este trabajo debe ser constante y lo reforzaremos en nuestras visitas y acompañamientos en obras, salas de ventas y áreas administrativas.

Directrices para la administración y conservación de documentaos digitales

Una de las maneras más efectivas para la conservación y preservación de la información digital, es implementar estrategias preventivas y planificadas orientadas a facilitar su recuperación y acceso en el instante que se necesite.

En este sentido el Área de Archivo define las siguientes directrices para la administración optimizada de los documentos digitales en archivos de gestión, como apoyo al cumplimiento de las responsabilidades de gestión documental de los funcionarios de Amarilo:

1.Evite identificar las carpetas y documentos con nombres de personas o nombres genéricos, como varios o correspondencia.

2.Siga los lineamientos del Listado Maestro de Registros (LMR) de su área, para nombrar las carpetas y documentos. Para ello tenga en cuenta lo siguiente:

Las carpetas deben ser identificadas con los cargos señalados en el campo responsable del archivo y los nombres de las series documentales.

Los documentos deben ser identificados con los tipos documentales.

3. Organice las carpetas y documentos reflejando una estructura jerárquica. Es decir, deben ir de lo general a lo específico. Para ello siga los siguientes pasos:

Primero cree una carpeta con el nombre de la Obra, Área o Sala de Ventas.

Segundo cree una carpeta con el nombre del cargo responsable de los documentos.

Tercero cree una carpeta con el nombre de las series documentales.

Cuarto cree los archivos y nómbrelos de acuerdo con los tipos documentales.

Ejemplo para Obras

Ejemplo para Sala de Ventas

Ejemplo para Áreas Administrativas

4. Elimine los documentos borradores, duplicados y de apoyo que ya hayan cumplido su utilidad.

5. Tenga en cuenta el campo clase de archivo del LMR, para identificar el soporte en el que debe ser conservado el documento (físico o electrónico).

6. Guarde los documentos con la última versión del software. Por ejemplo: si utiliza office 2007 guarde el archivo en este formato .docx, esto facilita conservar las características de edición del documento y disminuye su peso a comparación de utilizar office 2003 .doc.

7. Para administrar los correos electrónicos, cree carpetas para clasificar los emails, por asuntos o temas. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de la información.

8. El correo electrónico es un medio que agiliza la comunicación, por lo tanto es recomendable descargar los documentos adjuntos y conservarlos en el equipo o servidor, identificándolos con las directrices arriba mencionados. De igual manera, se recomienda depurar los emails que ya han cumplido su utilidad.

9. Para el caso de las salas de ventas y obras, realice mensualmente backups y remítalos al área de sistemas, teniendo en cuenta los anteriores puntos.

10. Los backups pueden realizarse utilizando USB, Discos Duros Externos, CD–RW, DVD–RW o si es posible por correo electrónico. Evite el uso de CD-R y DVD-R, dado que estos soportes no son reutilizables y atentan contra el cuidado del medioambiente.

Si tiene alguna pregunta no dude en comunicarse con el Área de Archivo o deje un comentario en esta entrada.

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Directrices para la elaboración de documentos

Para garantizar el acceso, autenticidad, validez y conservación de la información vital de la compañía, tanto en archivos de gestión como en archivo central, tenga en cuenta las siguientes directrices para la elaboración de documentos:

1. Utilice los formatos que han sido diseñados para registrar el cumplimiento del proceso que este ejecutando. Para ello, consulte la versión actualizada del manual de calidad y en caso que no exista un formato normalizado, comuníquese con el Área de Gestión Calidad para sugerir su diseño.

2. Cerciórese de asignar la fecha de elaboración del documento. Esto facilita su control y evidencia el cumplimiento de los procedimientos en los tiempos definidos para su ejecución. Además, facilita su ordenación y conservación en cada una de las fases de archivo.

3. Para los documentos físicos, asegúrese que sean firmados por el o los responsables de su gestión, puesto que un documento sin firmas carece de valor probatorio, afectando la veracidad, transparencia y autenticidad de los procesos de la compañía.

4. Ubique los documentos en los expedientes correspondientes, los cuales deben estar identificados de acuerdo con las series documentales del listado maestro de registros de su área. Ver utilización del Listado Maestro de registros.

5. Para los documentos digitales, identifíquelos y archívelos adecuadamente de manera que facilite su posterior recuperación. Para ello utilice nombres cortos pero descriptivos y utilice una jerarquía de carpetas que facilite la ubicación de los documentos.

El cumplimiento de las anteriores directrices facilitará la gestión documental en Amarilo s.a., garantizando la protección, conservación y preservación integral (física y digital) de la información esencial para su funcionamiento empresarial.

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Reconocimiento a la labor de Archivo en los Campamentos de Obra

El Área de Archivo en el mes de Mayo, dando cumplimiento a su plan de trabajo del año 2011, realizó visitas de inspección en cada uno de los campamentos de obra con el propósito de garantizar y apoyar la aplicación y apropiación de las directrices de gestión documental y conservación preventiva de documentos en archivos de gestión.

Como resultado de este trabajo, queremos felicitar a los funcionarios de las obras, especialmente a los Residentes Administrativos quienes se han encargado de extender la cultura archivística a lo largo del desarrollo del proyecto y por acoger como mejores prácticas nuestras políticas.

Esperamos seguir con esta mejora continua y recuerden que nuestra Área está dispuesta apoyar su labor optimizando sus servicios, directrices y capacitaciones, teniendo en cuenta sus necesidades, sugerencias y comentarios.

Directrices para la adecuación y mantenimiento de sitios destinados para la custodia de documentos

Las siguientes directrices están orientadas a garantizar la estabilidad, perdurabilidad, integridad y protección de los documentos generados por la compañía, teniendo como base estrategias de conservación preventiva en la manipulación y uso de los archivos de gestión, como mecanismo para facilitar y guiar el cumplimiento de las responsabilidades de los funcionarios de Amarilo:

Adecuación de Espacios destinados para la conservación de documentos

Para elegir un sitio adecuado de archivo en el área, obra o sala de ventas, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Elija un lugar con el espacio suficiente que facilite la consulta, control y acceso a los documentos por parte de los funcionarios. Evite adecuar pasillos.

2. La ubicación de los documentos debe contar con el mobiliario pertinente para su administración. Evite utilizar repisas.

3. El sitio destinado para la conservación de los archivos de gestión, debe estar libre de elementos ajenos a los documentos, como materiales de construcción o papelería.

4. Los documentos debe ser archivados en unidades de conservación que garantice su protección y faciliten su manipulación. Trate de minimizar el uso de AZ, esto le ayudará a optimizar el espacio. Para ello, utilice carpetas o legajadores.

Directrices para la limpieza de espacios de conservación de archivo

1. Limpie frecuentemente el polvo de los lugares destinados para la conservación de los documentos. Para ello, utilice escobas y traperos húmedos.

2. Evite barrer el piso en seco para no levantar el polvo.

3. Utilice paños ligeramente húmedos con alcohol, para remover el polvo de las AZ, estantes, archivadores y escritorios. Esto ayudará a prevenir la generación de ácaros, insectos y hongos. De igual manera, evite utilizar ambientadores o cualquier otra clase de soluciones desinfectantes.

4. Evite sacudir los paños dentro de las áreas de archivo.

5. No utilice plumero para realizar las tareas de limpieza.

6. Limpie los paños para cada limpieza.

7. Limpie las paredes, puertas y ventanas con poca agua, alcohol y detergente si es necesario.

8. Garantice la circulación de aire en las instalaciones. Esto ayudara a disminuir la concentración de humedad.

Directrices para la limpieza de las unidades de conservación

1. Ubique las AZ, folders, carpetas o legajos en lugares aislados a inundaciones, exposición excesiva a la luz y al polvo.

2. Utilice un paño húmedo con alcohol para realizar la limpieza.

3. Cumpla los lineamientos establecidos en el Listado Maestro de Registros y las directrices de Archivo.

4. Aislé los documentos afectados por humedad, hongos u otro tipo de deterioro, y comuníquese con el Área de Archivo, la cual es la única autorizada y formada para realizar las intervenciones correspondientes.

5. Utilice los implementos de protección necesarios (tapabocas y guantes) para realizar la tarea de limpieza.

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Nos formamos para prestar el mejor servicio

Sabemos que nuestra responsabilidad en la administración de los documentos en Amarilo es grande y fundamental para servir como apoyo al éxito empresarial. Por tal razón, trabajamos constantemente para mejorar y actualizar nuestros procesos, directrices y servicios de información, ajustándonos a las necesidades y los sistemas de información que se utilizan en la compañía. Trabajo que requiere dedicación, profesionalismo y pulcritud.

El Área de Archivo siempre estará dispuesta a mejorar y estar a la vanguardia para satisfacer de manera integral las necesidades de información de sus usuarios. Por tanto, nos actualizamos y formamos constantemente con talleres, cursos y conferencias de entidades reconocidas y expertos en la gestión de la información y el conocimiento empresarial.

Compartimos con ustedes los eventos que hasta el momento hemos realizado:

Conferencia Latinoamericana sobre Bibliotecas y Repositorios Digitales. RENATA-BDCOL-Comunidad Colabora, Bogotá, 2011.

Taller de Conservación de Documentos. Archivo General de la Nación, Bogotá, 2011.

Construcción de Repositorios Digitales. Asociación de Bibliotecólogos Javerianos, Bogotá, 2010.

Formulación de Proyectos de Gestión Electrónica Documental. Aplicación de la Norma ISO 15489. Sociedad Colombiana de Archivistas, Bogotá, 2010.

Norma ISO 15489: Estrategias para el análisis, diseño e implementación en las organizaciones. Sociedad Colombiana de Archivistas, Bogotá, 2010.

Con los conocimientos adquiridos, esperamos mantener la confianza que han depositado en el Área de Archivo y seguir orientando de manera eficiente sus funciones en el beneficio de la compañía, diseñando una gestión documental sustentada en el uso de la tecnología y las mejores prácticas.