Directrices para la administración y conservación de documentaos digitales

Una de las maneras más efectivas para la conservación y preservación de la información digital, es implementar estrategias preventivas y planificadas orientadas a facilitar su recuperación y acceso en el instante que se necesite.

En este sentido el Área de Archivo define las siguientes directrices para la administración optimizada de los documentos digitales en archivos de gestión, como apoyo al cumplimiento de las responsabilidades de gestión documental de los funcionarios de Amarilo:

1.Evite identificar las carpetas y documentos con nombres de personas o nombres genéricos, como varios o correspondencia.

2.Siga los lineamientos del Listado Maestro de Registros (LMR) de su área, para nombrar las carpetas y documentos. Para ello tenga en cuenta lo siguiente:

Las carpetas deben ser identificadas con los cargos señalados en el campo responsable del archivo y los nombres de las series documentales.

Los documentos deben ser identificados con los tipos documentales.

3. Organice las carpetas y documentos reflejando una estructura jerárquica. Es decir, deben ir de lo general a lo específico. Para ello siga los siguientes pasos:

Primero cree una carpeta con el nombre de la Obra, Área o Sala de Ventas.

Segundo cree una carpeta con el nombre del cargo responsable de los documentos.

Tercero cree una carpeta con el nombre de las series documentales.

Cuarto cree los archivos y nómbrelos de acuerdo con los tipos documentales.

Ejemplo para Obras

Ejemplo para Sala de Ventas

Ejemplo para Áreas Administrativas

4. Elimine los documentos borradores, duplicados y de apoyo que ya hayan cumplido su utilidad.

5. Tenga en cuenta el campo clase de archivo del LMR, para identificar el soporte en el que debe ser conservado el documento (físico o electrónico).

6. Guarde los documentos con la última versión del software. Por ejemplo: si utiliza office 2007 guarde el archivo en este formato .docx, esto facilita conservar las características de edición del documento y disminuye su peso a comparación de utilizar office 2003 .doc.

7. Para administrar los correos electrónicos, cree carpetas para clasificar los emails, por asuntos o temas. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de la información.

8. El correo electrónico es un medio que agiliza la comunicación, por lo tanto es recomendable descargar los documentos adjuntos y conservarlos en el equipo o servidor, identificándolos con las directrices arriba mencionados. De igual manera, se recomienda depurar los emails que ya han cumplido su utilidad.

9. Para el caso de las salas de ventas y obras, realice mensualmente backups y remítalos al área de sistemas, teniendo en cuenta los anteriores puntos.

10. Los backups pueden realizarse utilizando USB, Discos Duros Externos, CD–RW, DVD–RW o si es posible por correo electrónico. Evite el uso de CD-R y DVD-R, dado que estos soportes no son reutilizables y atentan contra el cuidado del medioambiente.

Si tiene alguna pregunta no dude en comunicarse con el Área de Archivo o deje un comentario en esta entrada.

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