Directrices para la elaboración de documentos

Para garantizar el acceso, autenticidad, validez y conservación de la información vital de la compañía, tanto en archivos de gestión como en archivo central, tenga en cuenta las siguientes directrices para la elaboración de documentos:

1. Utilice los formatos que han sido diseñados para registrar el cumplimiento del proceso que este ejecutando. Para ello, consulte la versión actualizada del manual de calidad y en caso que no exista un formato normalizado, comuníquese con el Área de Gestión Calidad para sugerir su diseño.

2. Cerciórese de asignar la fecha de elaboración del documento. Esto facilita su control y evidencia el cumplimiento de los procedimientos en los tiempos definidos para su ejecución. Además, facilita su ordenación y conservación en cada una de las fases de archivo.

3. Para los documentos físicos, asegúrese que sean firmados por el o los responsables de su gestión, puesto que un documento sin firmas carece de valor probatorio, afectando la veracidad, transparencia y autenticidad de los procesos de la compañía.

4. Ubique los documentos en los expedientes correspondientes, los cuales deben estar identificados de acuerdo con las series documentales del listado maestro de registros de su área. Ver utilización del Listado Maestro de registros.

5. Para los documentos digitales, identifíquelos y archívelos adecuadamente de manera que facilite su posterior recuperación. Para ello utilice nombres cortos pero descriptivos y utilice una jerarquía de carpetas que facilite la ubicación de los documentos.

El cumplimiento de las anteriores directrices facilitará la gestión documental en Amarilo s.a., garantizando la protección, conservación y preservación integral (física y digital) de la información esencial para su funcionamiento empresarial.

Si tiene alguna pregunta no dude en comunicarse con el Área de Archivo o deje un comentario en esta entrada.

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