Debido a la importancia de los documentos dentro de la gestión administrativa y misional de Amarilo s.a., como evidencias del cumplimiento de los procesos y elementos que conforman la memoria y cultura institucional, el Área de Archivo junto con la Dirección Administrativa y las Áreas de Gestión de Calidad y Sistemas, establece las siguientes políticas de archivo para orientar la gestión documental en la compañía, con el propósito de fortalecer la cultura y responsabilidad archivística en sus funcionarios:
- 1. La conservación, recuperación, seguridad y consulta de los documentos en los archivos de gestión de las áreas administrativas, obras y salas de venta, independientemente de su forma o soporte, es responsabilidad de sus funcionarios. Por tanto, deben acoger los procedimientos y directrices establecidas por la compañía para la gestión documental.
- 2. El diseño, aprobación y difusión de políticas, directrices y procedimientos de gestión documental, están en cabeza del Área de Archivo y la Dirección Administrativa con el apoyo de las Áreas de Gestión de Calidad y Sistemas.
- 3. Los espacios destinados para la custodia de los documentos, deben contar con las condiciones adecuadas de limpieza y protección. De manera que cada área administrativa, campamento de obra y sala de ventas debe disponer de un espacio adecuado para la custodia de la información, minimizando los riesgos de deterioro.
- 4. Todo documento generado por las áreas en cumplimiento de sus funciones, una vez ha cumplido su trámite o disminuido su consulta, debe ser transferido al Área de Archivo, incluyendo los documentos para eliminación. Por ningún motivo deben estar represados en las oficinas, obras y salas de ventas.
- 5. La identificación y descripción de los documentos debe estar acorde con las series documentales señaladas en los Listados Maestros de Registros.
- 6. Es responsabilidad de cada jefe de área, mantener actualizado el procedimiento, de manera que los Listados Maestros de Registros controlen la producción documental del área.
- 7. Cuando un funcionario se retire o cambie de cargo en la compañía, debe entregar inventario (utilice el formato de transferencia documental) de sus documentos físicos y digitales a su Jefe inmediato, o en caso de que la información haya terminado su tiempo de gestión debe hacer transferencia documental al Archivo Central. De lo contrario no recibirá paz y salvo para la entrega de sus prestaciones sociales.
- 8. El correo electrónico institucional no es un medio de almacenamiento, sino un medio de comunicación, por tanto debe ser depurado continuamente.
- 9. Toda comunicación vía correo electrónico, que inicie o haga parte de un trámite administrativo, debe ser emitido desde el correo institucional con su firma respectiva.
- 10. Mensualmente, deben ser depurados de los servidores, documentos duplicados o que hayan cumplido su valor y vigencia de conservación.
- 11. Las copias de seguridad de obras y salas de ventas remitidas mensualmente al Área de Sistemas, deben contener los documentos necesarios que garanticen la continuidad de sus procesos.
- 12. Los usuarios que solicitan documentos en calidad de préstamo al Área de Archivo, son responsables de la integridad, seguridad y devolución de la información suministrada.
El cumplimiento de estos puntos será supervisado por el Área de Archivo, quién hará las capacitaciones, observaciones, comentarios y acompañamientos necesarios para optimizar la gestión documental en Amarilo.
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