Utilización del Listado Maestro de Registros

El listado maestro de registros es un instrumento diseñado por Amarilo, para facilitar la administración de los documentos generados por sus funcionarios en el cumplimiento de sus funciones y procedimientos, dando cumplimiento a las directrices institucionales y los requerimientos de la norma ISO 9001.

En este instrumento se listan los documentos que son generados por las áreas administrativas, salas de ventas y obras, en el que se definen los nombres con los cuales se debe identificar la información, los responsables de su gestión, el soporte de los documentos (digital o físico), y las vigencias de conservación en cada una de las fases de archivo, de acuerdo con su valor administrativo, técnico, contable o legal.
Su estructura se compone de las siguientes cuatro áreas:

1. Área de Identificación

Esta área se compone por los siguientes campos:

a. Área productora: identifica el área administrativa, obra o sala de ventas que genera los documentos en el cumplimiento de los procedimientos.

b. Centro de costos:es un código que identifica unívocamente el área administrativa dentro de la compañía.

c. Gerencia: ubica la gerencia a la cual pertenece el área productora mencionada.

d. Fecha de elaboración: hace referencia al día en que fueron aprobadas las disposiciones del listado maestro de registros del área administrativa.

2. Área de Administración documental

Se compone de:

a. Código: se identifican los códigos de los documentos que se encuentra normalizados por el sistema de gestión de calidad de la compañía.

b. Serie documental y tipo documental: este campo contiene los nombres con los cuales se deben identificar los expedientes y los documentos que deben tener.

La serie documental es el conjunto de documentos que evidencian el cumplimiento de cada proceso. Para la utilización del listado maestro de registros la serie documental es el nombre con el cual se identifican las unidades de conservación (A-Z, carpetas, legajos, folders, etc.) en los archivos de gestión. Se identifican porque se encuentran en mayúsculas sostenidas y en negrilla.

El tipo documental hace referencia a los documentos que conforman y contiene cada serie documental. Se identifican en el listado maestro de registros porque están escritos en minúscula y señalados con una viñeta. Es importante garantizar que cada serie documental contenga como mínimo los tipos documentales definidos en el Listado Maestro de Registros.

c. Responsable del Archivo: en este campo se identifica con los cargos, los responsables de la gestión de los documentos por serie documental. Es importante aclarar, que la responsabilidad de los documentos no se puede delegar, pues son considerados evidencias del cumplimiento de las funciones.

d. Clase de Archivo: identifica el medio en el que se producen los documentos, el cual puede ser físico ó digital.

e. Sitio de Archivo: es un campo que debe diligenciar cada área, en el que deben referenciar de manera clara y precisa el lugar donde se encuentran ubicados los documentos en los archivos de gestión.

f. Como se Archiva: aquí se encuentran las directrices de ordenación que deben tener los tipos documentales en cada serie. Los tipos de ordenación pueden ser: cronológico, es decir la ubicación de los documentos debe hacerse por fechas; consecutivo, los documentos deben respetar el orden en el cual fueron producidos e identificados, por ejemplo comprobantes de egreso; y, por proyecto, indica que no puede mezclarse información entre proyectos. La ubicación de la información debe hacer de manera individual.

g. Retención en años: se definen los tiempos de conservación en cada una de las fases de archivo. Es decir cuánto tiempo en años debe conservarse los documentos en los archivos de gestión y en el archivo central, dando cumplimiento a la legislación existente y a las necesidades de consulta de la compañía. Cuando la disposición de conservación de los documentos en Archivo Central sea cero debe realizarse el proceso de eliminación.

h. Disposición final: se define el procedimiento a seguir una vez la información cumple los tiempos de retención definidos. Los procedimientos son: conservación total, eliminación, selección e imagen. Es oportuno aclarar que este campo solo es utilizado por el Área de archivo una vez la información ha sido entregada.

i. Procedimiento: en este campo se definen observaciones que deben tenerse en cuenta para la administración de los documentos por serie documental.

3. Área de Convenciones

Para aclarar y facilitar la comprensión del listado maestro de registros, en esta área se aclaran las siglas utilizadas en los campos.

4.Área de Autorización

Aquí se registran las firmas de los funcionarios que aprobaron las disposiciones del listado maestro de registros del área.

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

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