Procedimiento de transferencias documentales

Para realizar la transferencia de documentos al archivo central, el Área de Archivo define el siguiente procedimiento:

1. El usuario debe hacer alistamiento de los documentos que cumplieron el tiempo de retención en su Archivo de Gestión, legajándolos, ordenándolos e identificándolos de acuerdo con el Listado Maestro de Registros de su área. (Ver procedimiento de marcación)

2. El usuario, en el caso de las áreas administrativas, diligencia el formato Transferencia Documental AGAFF-91 en forma digital, el cual debe ser ubicado en formato XLS en el servidor J, en la carpeta de Archivo y en la carpeta de su área. Para el caso de las obras y salas de ventas, el formato de transferencia debe ser enviado por correo electrónico a la cuenta del Auxiliar I de Archivo. El formato no debe imprimirse antes de la revisión del Área de Archivo. (Ver procedimiento para diligenciamiento del formato de transferencia)

3. EL usuario debe realizar transferencia de los registros al Archivo Central los 5 primeros días de cada mes, según calendario de Transferencia Documental.

4. El Auxiliar II de Archivo junto con el usuario, debe verificar la transferencia documental, con los formatos de transferencia y los legajos entregados.

5. Si los documentos a transferir cumplen con las directrices de marcación e identificación, se recibe la transferencia documental y se imprime el formato de transferencia, el cual queda firmado por el usuario y el Auxiliar II de Archivo. Pero, en el caso de haber errores en la transferencia, se hace devolución al usuario para realizar las correcciones pertinentes.

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