Eliminación de Documentos

El Área de Archivo es la encargada de eliminar los documentos en Amarilo s.a. en sus diferentes fases de archivo, por este motivo define el siguiente procedimiento para facilitar la eliminación documental en Obras, Salas de Venta y Áreas Administrativas:

Eliminación de registros bajo la custodia de las obras y salas de ventas

1. El residente administrativo ó la vendedora de la sala de ventas, debe identificar los documentos a eliminar según el Listado Maestro de Registros, una vez terminada la obra o cerrada la sala de ventas.

2. El residente administrativo o la vendedora de la sala de ventas, debe relacionar en el Formato de Inventario de Eliminación de Documentos, los documentos a eliminar, identificando la serie documental, y enviarlo por correo electrónico al Supervisor de Archivo.

3.El Supervisor de Archivo, verifica los documentos a eliminar de acuerdo con la disposición final del Listado Maestro de Registros. En caso de haber correcciones u observaciones, se deben revisar físicamente los documentos a eliminar, junto con el Residente Administrativo o Vendedora de Sala de Ventas y el Supervisor de Archivo.

4. El supervisor de Archivo elabora Acta de Eliminación de Documentos, la cual queda firmada por el Residente Administrativo ó la vendedora de sala de ventas, el Supervisor de Archivo y el Jefe de Gestión de Calidad, anexando el Inventario de Eliminación de Documentos.

5. Posteriormente, el Residente Administrativo o la Vendedora de Sala de Ventas, transfiere los documentos a los depósitos de archivo en Unicentro de Occidente.

6. El Auxiliar de Archivo I de Unicentro de Occidente, recibe la transferencia y ubica los documentos en el depósito de eliminación de documentos.

Eliminación de registros bajo la custodia de las áreas administrativas

1. Todas las áreas administrativas de acuerdo con el volumen documental que dispongan para eliminar, deben realizar la transferencia de estos al Área de Archivo, como única área autorizada para la destrucción. Esta transferencia no requiere diligenciar formato de eliminación, cuando se trata de documentos de apoyo o duplicidad. De lo contrario debe quedar como evidencia el acta de eliminación firmada.

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

Entradas relacionadas:

Utilización del Listado Maestro de Registros
Importancia de los documentos en la gestión de la Compañía
Responsabilidades de los funcionarios en la gestión de los documentos
Recomendaciones para los responsables de la administración de documentos