Directrices para la administración y conservación de documentaos digitales

Una de las maneras más efectivas para la conservación y preservación de la información digital, es implementar estrategias preventivas y planificadas orientadas a facilitar su recuperación y acceso en el instante que se necesite.

En este sentido el Área de Archivo define las siguientes directrices para la administración optimizada de los documentos digitales en archivos de gestión, como apoyo al cumplimiento de las responsabilidades de gestión documental de los funcionarios de Amarilo:

1.Evite identificar las carpetas y documentos con nombres de personas o nombres genéricos, como varios o correspondencia.

2.Siga los lineamientos del Listado Maestro de Registros (LMR) de su área, para nombrar las carpetas y documentos. Para ello tenga en cuenta lo siguiente:

Las carpetas deben ser identificadas con los cargos señalados en el campo responsable del archivo y los nombres de las series documentales.

Los documentos deben ser identificados con los tipos documentales.

3. Organice las carpetas y documentos reflejando una estructura jerárquica. Es decir, deben ir de lo general a lo específico. Para ello siga los siguientes pasos:

Primero cree una carpeta con el nombre de la Obra, Área o Sala de Ventas.

Segundo cree una carpeta con el nombre del cargo responsable de los documentos.

Tercero cree una carpeta con el nombre de las series documentales.

Cuarto cree los archivos y nómbrelos de acuerdo con los tipos documentales.

Ejemplo para Obras

Ejemplo para Sala de Ventas

Ejemplo para Áreas Administrativas

4. Elimine los documentos borradores, duplicados y de apoyo que ya hayan cumplido su utilidad.

5. Tenga en cuenta el campo clase de archivo del LMR, para identificar el soporte en el que debe ser conservado el documento (físico o electrónico).

6. Guarde los documentos con la última versión del software. Por ejemplo: si utiliza office 2007 guarde el archivo en este formato .docx, esto facilita conservar las características de edición del documento y disminuye su peso a comparación de utilizar office 2003 .doc.

7. Para administrar los correos electrónicos, cree carpetas para clasificar los emails, por asuntos o temas. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de la información.

8. El correo electrónico es un medio que agiliza la comunicación, por lo tanto es recomendable descargar los documentos adjuntos y conservarlos en el equipo o servidor, identificándolos con las directrices arriba mencionados. De igual manera, se recomienda depurar los emails que ya han cumplido su utilidad.

9. Para el caso de las salas de ventas y obras, realice mensualmente backups y remítalos al área de sistemas, teniendo en cuenta los anteriores puntos.

10. Los backups pueden realizarse utilizando USB, Discos Duros Externos, CD–RW, DVD–RW o si es posible por correo electrónico. Evite el uso de CD-R y DVD-R, dado que estos soportes no son reutilizables y atentan contra el cuidado del medioambiente.

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Directrices para la elaboración de documentos

Para garantizar el acceso, autenticidad, validez y conservación de la información vital de la compañía, tanto en archivos de gestión como en archivo central, tenga en cuenta las siguientes directrices para la elaboración de documentos:

1. Utilice los formatos que han sido diseñados para registrar el cumplimiento del proceso que este ejecutando. Para ello, consulte la versión actualizada del manual de calidad y en caso que no exista un formato normalizado, comuníquese con el Área de Gestión Calidad para sugerir su diseño.

2. Cerciórese de asignar la fecha de elaboración del documento. Esto facilita su control y evidencia el cumplimiento de los procedimientos en los tiempos definidos para su ejecución. Además, facilita su ordenación y conservación en cada una de las fases de archivo.

3. Para los documentos físicos, asegúrese que sean firmados por el o los responsables de su gestión, puesto que un documento sin firmas carece de valor probatorio, afectando la veracidad, transparencia y autenticidad de los procesos de la compañía.

4. Ubique los documentos en los expedientes correspondientes, los cuales deben estar identificados de acuerdo con las series documentales del listado maestro de registros de su área. Ver utilización del Listado Maestro de registros.

5. Para los documentos digitales, identifíquelos y archívelos adecuadamente de manera que facilite su posterior recuperación. Para ello utilice nombres cortos pero descriptivos y utilice una jerarquía de carpetas que facilite la ubicación de los documentos.

El cumplimiento de las anteriores directrices facilitará la gestión documental en Amarilo s.a., garantizando la protección, conservación y preservación integral (física y digital) de la información esencial para su funcionamiento empresarial.

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Directrices para la adecuación y mantenimiento de sitios destinados para la custodia de documentos

Las siguientes directrices están orientadas a garantizar la estabilidad, perdurabilidad, integridad y protección de los documentos generados por la compañía, teniendo como base estrategias de conservación preventiva en la manipulación y uso de los archivos de gestión, como mecanismo para facilitar y guiar el cumplimiento de las responsabilidades de los funcionarios de Amarilo:

Adecuación de Espacios destinados para la conservación de documentos

Para elegir un sitio adecuado de archivo en el área, obra o sala de ventas, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Elija un lugar con el espacio suficiente que facilite la consulta, control y acceso a los documentos por parte de los funcionarios. Evite adecuar pasillos.

2. La ubicación de los documentos debe contar con el mobiliario pertinente para su administración. Evite utilizar repisas.

3. El sitio destinado para la conservación de los archivos de gestión, debe estar libre de elementos ajenos a los documentos, como materiales de construcción o papelería.

4. Los documentos debe ser archivados en unidades de conservación que garantice su protección y faciliten su manipulación. Trate de minimizar el uso de AZ, esto le ayudará a optimizar el espacio. Para ello, utilice carpetas o legajadores.

Directrices para la limpieza de espacios de conservación de archivo

1. Limpie frecuentemente el polvo de los lugares destinados para la conservación de los documentos. Para ello, utilice escobas y traperos húmedos.

2. Evite barrer el piso en seco para no levantar el polvo.

3. Utilice paños ligeramente húmedos con alcohol, para remover el polvo de las AZ, estantes, archivadores y escritorios. Esto ayudará a prevenir la generación de ácaros, insectos y hongos. De igual manera, evite utilizar ambientadores o cualquier otra clase de soluciones desinfectantes.

4. Evite sacudir los paños dentro de las áreas de archivo.

5. No utilice plumero para realizar las tareas de limpieza.

6. Limpie los paños para cada limpieza.

7. Limpie las paredes, puertas y ventanas con poca agua, alcohol y detergente si es necesario.

8. Garantice la circulación de aire en las instalaciones. Esto ayudara a disminuir la concentración de humedad.

Directrices para la limpieza de las unidades de conservación

1. Ubique las AZ, folders, carpetas o legajos en lugares aislados a inundaciones, exposición excesiva a la luz y al polvo.

2. Utilice un paño húmedo con alcohol para realizar la limpieza.

3. Cumpla los lineamientos establecidos en el Listado Maestro de Registros y las directrices de Archivo.

4. Aislé los documentos afectados por humedad, hongos u otro tipo de deterioro, y comuníquese con el Área de Archivo, la cual es la única autorizada y formada para realizar las intervenciones correspondientes.

5. Utilice los implementos de protección necesarios (tapabocas y guantes) para realizar la tarea de limpieza.

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Importancia de los documentos en la gestión de la Compañía

Los documentos en Amarilo S.A. son elementos esenciales para garantizar su funcionamiento debido a que registran sus actuaciones en la gestión comercial, dando cumplimiento a las funciones y procedimientos definidos con transparencia, eficiencia y eficacia.

Sus principales aportes en la gestión de la compañía son:

Apoyar la planeación y proyección de la empresa: son la base para el diseño y planeación de nuevos proyectos y estrategias comerciales, consultando y recurriendo a la experiencia de proyectos anteriores.

Agilizar y argumentar la toma de decisiones: en la medida que ofrecen la información precisa, oportuna y adecuada para dirigir la gestión comercial.

Reflejar la transparencia y eficacia de la empresa: se convierten en evidencia que sustentan el actuar de la compañía, los cuales contienen el valor probatorio que demuestran la transparencia y la eficacia de su gestión.

Como puede observar, los documentos (físico o digital) representan uno de los principales activos para la empresa, indispensables para su funcionamiento. Esto implica que cada funcionario debe asumir su responsabilidad frente a la gestión correcta de los documentos, acogiendo las directrices del Área de Archivo y de gestión de calidad.

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Responsabilidades de los funcionarios en la gestión de los documentos

A continuación se definen las responsabilidades que deben acoger los funcionarios de Amarilo para la correcta gestión de los documentos en la diferentes fases de archivo

1. Velar por la protección y conservación de los documentos, sin importar su soporte, que han sido resultado del cumplimiento de sus funciones. Para ello, deben disponer de lugares seguros que aíslen los riesgos de humedad, temperatura, pérdida y deterioro. De igual manera deben garantizar que los documentos permanezcan legibles, completos y auténticos.

2. Facilitar la recuperación y consulta de los documentos: los funcionarios deben conocer y aplicar las directrices definidas en el Listado Maestro de Registros de cada área, las cuales buscan facilitar el uso de los documentos en la compañía. Para ello cada funcionario debe:

Verificar la versión y actualización del LMR de su área.

Identificar los expedientes, de acuerdo con las series documentales establecidas en el LMR.

Garantizar la integridad de los expedientes, identificando que sus tipos documentales estén completos, conforme a lo definido en el LMR del área.

Definir controles de acceso y consulta de los documentos, que eviten pérdidas, deterioro y alteraciones de la información.

Para los documentos digitales debe aplicarse el mismo procedimiento, de tal manera que se evite nombrar carpetas con los nombre de los productores. La organización de los documentos digitales debe ser fácil de comprender para cualquier funcionario.

Cabe resaltar que estas responsabilidades son puntos de chequeo en las visitas de acompañamiento y revisión del Área de Archivo.

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Recomendaciones para los responsables de la administración de documentos

Para facilitar el entendimiento y aplicación de las directrices para la administración de documentos en Amarilo s.a., tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Conocer y aplicar las directrices establecidas para la gestión documental. El incumplimiento de ellas no los exime de su responsabilidad.

2. Definir controles de limpieza en los documentos, de manera que se conserven legibles y accesibles. Cualquier deterioro de los documentos es interpretado como un incumplimiento a las directrices.

3. Los lugares que se destinen para la conservación de los documentos en los archivos de gestión deben ser exclusivos para este propósito. Es decir, los documentos no pueden estar mezclados con otros elementos tales como papelería, materiales de construcción u oficina.

4. En caso de necesitar asesoría o capacitación para la administración de los documentos, deben comunicarse con el Área de Archivo.

5. En el caso de las obras y salas de ventas, la aplicación de las directrices de gestión documental deben aplicarse desde el inicio del proyecto. Y, en caso de presentarse cambio o reemplazo de los funcionarios, quienes asuman el cargo, deben continuar con la aplicación de las disposiciones y hacerse responsables de los documentos producidos, antes de su ingreso al proyecto. Por esta razón, es importante que el residente administrativo o vendedora, esté al tanto de la entrega de los documentos del funcionario que se va del proyecto y de ser necesario programar con el Área de Archivo y los nuevos funcionarios la capacitación pertinente.

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Directrices para la administración de documentos en Archivo de Gestión

Para facilitar la administración de documentos en archivos de gestión, conforme a las disposiciones del LMR y las recomendaciones para la gestión documental de la compañía, el Área de Archivo define las siguientes directrices:

1. Para la identificación de las unidades de conservación como AZ, carpetas o folders, se debe utilizar el siguiente rótulo:

2. EL LMR debe estar actualizado y visible para los demás funcionarios del área.

3. En el caso de las obras y salas de ventas, los responsables de vigilar el cumplimiento de las directrices son: el residente administrativo de obra y la vendedora de la sala de ventas.

4. No pueden existir carpetas o AZ denominadas como correspondencia, puesto que los documentos deben estar asociados a cada serie documental, de lo contrario se debe informar al Área de Archivo.

5. La transferencia de los documentos producidos por obras y salas de venta, una vez termine la gestión, deben ser transferidos al Área de Archivo por los Residentes Administrativos y vendedoras debidamente identificados, conforme a las directrices establecidas para la transferencia.

6. En cada área, campamento y sala de ventas, debe existir un lugar de acopio de los documentos a eliminar, que de acuerdo con su información empresarial, es responsabilidad del Área de archivo garantizar su correcta destrucción. Ningún funcionario diferente a los del Área de Archivo, está autorizado para la eliminación de documentos.

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Procedimiento de transferencias documentales

Para realizar la transferencia de documentos al archivo central, el Área de Archivo define el siguiente procedimiento:

1. El usuario debe hacer alistamiento de los documentos que cumplieron el tiempo de retención en su Archivo de Gestión, legajándolos, ordenándolos e identificándolos de acuerdo con el Listado Maestro de Registros de su área. (Ver procedimiento de marcación)

2. El usuario, en el caso de las áreas administrativas, diligencia el formato Transferencia Documental AGAFF-91 en forma digital, el cual debe ser ubicado en formato XLS en el servidor J, en la carpeta de Archivo y en la carpeta de su área. Para el caso de las obras y salas de ventas, el formato de transferencia debe ser enviado por correo electrónico a la cuenta del Auxiliar I de Archivo. El formato no debe imprimirse antes de la revisión del Área de Archivo. (Ver procedimiento para diligenciamiento del formato de transferencia)

3. EL usuario debe realizar transferencia de los registros al Archivo Central los 5 primeros días de cada mes, según calendario de Transferencia Documental.

4. El Auxiliar II de Archivo junto con el usuario, debe verificar la transferencia documental, con los formatos de transferencia y los legajos entregados.

5. Si los documentos a transferir cumplen con las directrices de marcación e identificación, se recibe la transferencia documental y se imprime el formato de transferencia, el cual queda firmado por el usuario y el Auxiliar II de Archivo. Pero, en el caso de haber errores en la transferencia, se hace devolución al usuario para realizar las correcciones pertinentes.

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Eliminación de Documentos

El Área de Archivo es la encargada de eliminar los documentos en Amarilo s.a. en sus diferentes fases de archivo, por este motivo define el siguiente procedimiento para facilitar la eliminación documental en Obras, Salas de Venta y Áreas Administrativas:

Eliminación de registros bajo la custodia de las obras y salas de ventas

1. El residente administrativo ó la vendedora de la sala de ventas, debe identificar los documentos a eliminar según el Listado Maestro de Registros, una vez terminada la obra o cerrada la sala de ventas.

2. El residente administrativo o la vendedora de la sala de ventas, debe relacionar en el Formato de Inventario de Eliminación de Documentos, los documentos a eliminar, identificando la serie documental, y enviarlo por correo electrónico al Supervisor de Archivo.

3.El Supervisor de Archivo, verifica los documentos a eliminar de acuerdo con la disposición final del Listado Maestro de Registros. En caso de haber correcciones u observaciones, se deben revisar físicamente los documentos a eliminar, junto con el Residente Administrativo o Vendedora de Sala de Ventas y el Supervisor de Archivo.

4. El supervisor de Archivo elabora Acta de Eliminación de Documentos, la cual queda firmada por el Residente Administrativo ó la vendedora de sala de ventas, el Supervisor de Archivo y el Jefe de Gestión de Calidad, anexando el Inventario de Eliminación de Documentos.

5. Posteriormente, el Residente Administrativo o la Vendedora de Sala de Ventas, transfiere los documentos a los depósitos de archivo en Unicentro de Occidente.

6. El Auxiliar de Archivo I de Unicentro de Occidente, recibe la transferencia y ubica los documentos en el depósito de eliminación de documentos.

Eliminación de registros bajo la custodia de las áreas administrativas

1. Todas las áreas administrativas de acuerdo con el volumen documental que dispongan para eliminar, deben realizar la transferencia de estos al Área de Archivo, como única área autorizada para la destrucción. Esta transferencia no requiere diligenciar formato de eliminación, cuando se trata de documentos de apoyo o duplicidad. De lo contrario debe quedar como evidencia el acta de eliminación firmada.

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Utilización del Listado Maestro de Registros

El listado maestro de registros es un instrumento diseñado por Amarilo, para facilitar la administración de los documentos generados por sus funcionarios en el cumplimiento de sus funciones y procedimientos, dando cumplimiento a las directrices institucionales y los requerimientos de la norma ISO 9001.

En este instrumento se listan los documentos que son generados por las áreas administrativas, salas de ventas y obras, en el que se definen los nombres con los cuales se debe identificar la información, los responsables de su gestión, el soporte de los documentos (digital o físico), y las vigencias de conservación en cada una de las fases de archivo, de acuerdo con su valor administrativo, técnico, contable o legal.
Su estructura se compone de las siguientes cuatro áreas:

1. Área de Identificación

Esta área se compone por los siguientes campos:

a. Área productora: identifica el área administrativa, obra o sala de ventas que genera los documentos en el cumplimiento de los procedimientos.

b. Centro de costos:es un código que identifica unívocamente el área administrativa dentro de la compañía.

c. Gerencia: ubica la gerencia a la cual pertenece el área productora mencionada.

d. Fecha de elaboración: hace referencia al día en que fueron aprobadas las disposiciones del listado maestro de registros del área administrativa.

2. Área de Administración documental

Se compone de:

a. Código: se identifican los códigos de los documentos que se encuentra normalizados por el sistema de gestión de calidad de la compañía.

b. Serie documental y tipo documental: este campo contiene los nombres con los cuales se deben identificar los expedientes y los documentos que deben tener.

La serie documental es el conjunto de documentos que evidencian el cumplimiento de cada proceso. Para la utilización del listado maestro de registros la serie documental es el nombre con el cual se identifican las unidades de conservación (A-Z, carpetas, legajos, folders, etc.) en los archivos de gestión. Se identifican porque se encuentran en mayúsculas sostenidas y en negrilla.

El tipo documental hace referencia a los documentos que conforman y contiene cada serie documental. Se identifican en el listado maestro de registros porque están escritos en minúscula y señalados con una viñeta. Es importante garantizar que cada serie documental contenga como mínimo los tipos documentales definidos en el Listado Maestro de Registros.

c. Responsable del Archivo: en este campo se identifica con los cargos, los responsables de la gestión de los documentos por serie documental. Es importante aclarar, que la responsabilidad de los documentos no se puede delegar, pues son considerados evidencias del cumplimiento de las funciones.

d. Clase de Archivo: identifica el medio en el que se producen los documentos, el cual puede ser físico ó digital.

e. Sitio de Archivo: es un campo que debe diligenciar cada área, en el que deben referenciar de manera clara y precisa el lugar donde se encuentran ubicados los documentos en los archivos de gestión.

f. Como se Archiva: aquí se encuentran las directrices de ordenación que deben tener los tipos documentales en cada serie. Los tipos de ordenación pueden ser: cronológico, es decir la ubicación de los documentos debe hacerse por fechas; consecutivo, los documentos deben respetar el orden en el cual fueron producidos e identificados, por ejemplo comprobantes de egreso; y, por proyecto, indica que no puede mezclarse información entre proyectos. La ubicación de la información debe hacer de manera individual.

g. Retención en años: se definen los tiempos de conservación en cada una de las fases de archivo. Es decir cuánto tiempo en años debe conservarse los documentos en los archivos de gestión y en el archivo central, dando cumplimiento a la legislación existente y a las necesidades de consulta de la compañía. Cuando la disposición de conservación de los documentos en Archivo Central sea cero debe realizarse el proceso de eliminación.

h. Disposición final: se define el procedimiento a seguir una vez la información cumple los tiempos de retención definidos. Los procedimientos son: conservación total, eliminación, selección e imagen. Es oportuno aclarar que este campo solo es utilizado por el Área de archivo una vez la información ha sido entregada.

i. Procedimiento: en este campo se definen observaciones que deben tenerse en cuenta para la administración de los documentos por serie documental.

3. Área de Convenciones

Para aclarar y facilitar la comprensión del listado maestro de registros, en esta área se aclaran las siglas utilizadas en los campos.

4.Área de Autorización

Aquí se registran las firmas de los funcionarios que aprobaron las disposiciones del listado maestro de registros del área.

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