El formato de transferencia es la evidencia de la entrega de los documentos que deben ser conservados en el archivo central en cumplimiento con las disposiciones de los listados maestros de registros de la compañía.
En esta entrada se detalla el procedimiento para su diligenciamiento, dividiendo el formato en tres secciones:
1. Identificación
La cual contiene los siguientes campos:
- a.Sociedad/Proyecto: se debe diligenciar el nombre completo de la sociedad y el proyecto que produjo la información. Ejemplo: Amarilo s.a. / Centro Comercial Puerta Grande San José
- b.Área Productora: se diligencia el nombre completo y normalizado del área que produce la información. Ejemplo: Dirección de Contabilidad.
- c.Fecha de transferencia: se debe identificar la fecha en la que se realiza la entrega de la información al Área de archivo, utilizando el formato día/mes/año.Ejemplo: 31/10/2010
- d.Transferencia Documental N°: específica el número de transferencias que ha realizado el área, obra o sala de ventas. Este campo es de uso exclusivo del Área de Archivo.
- e.Hoja N° _ DE _:se debe especificar el número de hojas que contiene la transferencia documental. Ejemplo: Hoja N° 1 DE 4
2.Descripción
- a. Ítem: es un número consecutivo que contabiliza el número de legajos a transferir al Área de archivo.
- b. Nombre de la Serie: Se diligencia el nombre de la serie documental a la cual pertenecen los documentos a transferir, de acuerdo con las disposiciones del listado maestro del área. Ejemplo: Comprobantes de Egreso ó Negociaciones.
- c. Fechas extremas (inicial y final):en la fecha inicial se debe especificar la fecha del documento más antiguo del legajo y en la fecha final la fecha más actual. El formato de fecha a utilizar debe ser día/mes/año. Ejemplo: 21/10/2010
- d. Unidad de conservación: se debe marcar con una x el tipo de unidad de conservación a transferir. L para legajo, C para carpeta y A para argollado.
- e. Rango (inicial y final):En caso que los documentos de los legajos se identifiquen con un número consecutivo, en este campo se diligencia los números de consecutivo de menor a mayor. Ejemplo: Serie Documental Negociaciones Rango inicial: 101-2 Rango Final: 604-2
- f. Observaciones: Se debe proporcionar información útil que facilite la posterior recuperación de la información. Ejemplo: para la serie documental Contratos en el campo observaciones se debe diligenciar el nombre del contratista, o para la serie documental Historias Laborales se debe diligenciar el nombre del funcionario con apellidos y nombres y el número de cédula.
3.Registro de Entrega
- a. Nombre del funcionario: se debe especificar de manera clara el nombre del funcionario del área responsable de realizar la transferencia documental.
- b. Firma y fecha: el funcionario debe firmar la entrega de la información junto con la fecha de aprobación.
- c. Recibido por: se debe especificar de manera clara el nombre del funcionario del Área de Archivo responsable de recibir la transferencia.
- d. Firma y fecha: el funcionario del Área de Archivo debe firmar la entrega de la información junto con la fecha de aprobación.
Recomendaciones
Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada
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