Descripción de Expedientes (Utilización del sello de Marcación)

Es el proceso mediante el cual los usuarios describen de manera detallada y precisa la información a transferir al Archivo Central, teniendo en cuenta las recomendaciones del Área de Archivo y las directrices de los listados maestros de registros, con el objetivo de facilitar su posterior recuperación y consulta.

Recomendaciones

Antes de diligenciar los campos de descripción del sello, verifique que los legajos están conformados con la capacidad de almacenaje de un gancho legajador.

El Área de Archivo es el encargado de suministrar y revisar la utilización del sello de descripción, implicando que su uso sea obligatorio.

Diligencie el sello de descripción con letra mayúscula sostenida, utilizando esfero negro.

Evite tachones, uso de corrector y mala ortografía.

Diligenciamiento del sello de descripción

El sello de descripción se compone de los siguientes campos:

1. Sociedad: Especifica la sociedad productora de la información. En este campo se debe detallar su nombre de manera completa. Ejemplo: - AMARILO S.A. - PROMOTORA FONTANAR DEL RIO S.A.

2. Proyecto: Debe diligenciarse el nombre completo del proyecto que generó la información como producto de su desarrollo. Ejemplo: - HACIENDA FONTANAR DEL RIO – ALISOS - CENTRO COMERCIAL PUERTA GRANDE SAN JOSE - RICON DE GRANADA VII

3. Área productora: Debe especificar el nombre del área que realiza la transferencia al Archivo Central. Ejemplo: - ESCRITURACIÓN Y TRÁMITES - DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

4. Serie documental: Debe diligenciarse el nombre de la serie documental a la cual pertenecen los documentos a transferir. El diligenciamiento de este campo es comparado con el Listado Maestro de Registros del área que realiza la transferencia. Ej. - LICENCIAS DE URBANISMO Y/O CONSTRUCCION - PLANIFICACION Y COORDINACION DE DISEÑOS TECNICOS - NEGOCIACIONES

5. Descripción(Si aplica): En este campo se describen datos adicionales que faciliten la identificación del expediente. Ejemplo A: - SERIE: PLANIFICACION Y COORDINACION DE DISEÑOS TECNICOS - DESCRIPCION: ANEXA 1 CD – POLIZA Ejemplo B: - SERIE: LICENCIAS DE URBANISMO Y/O CONSTRUCCION - DESCRIPCION: PLANOS ARQUITECTONICOS – PLANOS ESTRUCTURALES

6. Fechas extremas: Se describe la fecha del documento más antiguo al más reciente, utilizando el siguiente formato: FECHA INICIAL: DD/MM/AAAA FECHA FINAL: DD/MM/AAAA

7. Consecutivo(si aplica): En el caso que los documentos se identifiquen con un número consecutivo, se debe identificar los números extremos de los documentos que contiene cada legajo. Ejemplo: - Para Negociaciones, se indica el número de apartamento que abre el expediente y cual lo cierra: CONSECUTIVO: 101-3 / 202-3 - Para Comprobantes de Egreso, se describe así: CONSECUTIVO: 0001 / 0090

8. Tomo(Si aplica): En caso que un expediente supere la capacidad de almacenaje de un gancho legajador, conforme los legajos necesarios e identifique sus divisiones con el campo tomo: Ejemplo: - TOMO: 1/3 - TOMO: 2/3 - TOMO: 3/3

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

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