Recomendaciones para los responsables de la administración de documentos

Para facilitar el entendimiento y aplicación de las directrices para la administración de documentos en Amarilo s.a., tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Conocer y aplicar las directrices establecidas para la gestión documental. El incumplimiento de ellas no los exime de su responsabilidad.

2. Definir controles de limpieza en los documentos, de manera que se conserven legibles y accesibles. Cualquier deterioro de los documentos es interpretado como un incumplimiento a las directrices.

3. Los lugares que se destinen para la conservación de los documentos en los archivos de gestión deben ser exclusivos para este propósito. Es decir, los documentos no pueden estar mezclados con otros elementos tales como papelería, materiales de construcción u oficina.

4. En caso de necesitar asesoría o capacitación para la administración de los documentos, deben comunicarse con el Área de Archivo.

5. En el caso de las obras y salas de ventas, la aplicación de las directrices de gestión documental deben aplicarse desde el inicio del proyecto. Y, en caso de presentarse cambio o reemplazo de los funcionarios, quienes asuman el cargo, deben continuar con la aplicación de las disposiciones y hacerse responsables de los documentos producidos, antes de su ingreso al proyecto. Por esta razón, es importante que el residente administrativo o vendedora, esté al tanto de la entrega de los documentos del funcionario que se va del proyecto y de ser necesario programar con el Área de Archivo y los nuevos funcionarios la capacitación pertinente.

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

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