Directrices para la administración de documentos en Archivo de Gestión

Para facilitar la administración de documentos en archivos de gestión, conforme a las disposiciones del LMR y las recomendaciones para la gestión documental de la compañía, el Área de Archivo define las siguientes directrices:

1. Para la identificación de las unidades de conservación como AZ, carpetas o folders, se debe utilizar el siguiente rótulo:

2. EL LMR debe estar actualizado y visible para los demás funcionarios del área.

3. En el caso de las obras y salas de ventas, los responsables de vigilar el cumplimiento de las directrices son: el residente administrativo de obra y la vendedora de la sala de ventas.

4. No pueden existir carpetas o AZ denominadas como correspondencia, puesto que los documentos deben estar asociados a cada serie documental, de lo contrario se debe informar al Área de Archivo.

5. La transferencia de los documentos producidos por obras y salas de venta, una vez termine la gestión, deben ser transferidos al Área de Archivo por los Residentes Administrativos y vendedoras debidamente identificados, conforme a las directrices establecidas para la transferencia.

6. En cada área, campamento y sala de ventas, debe existir un lugar de acopio de los documentos a eliminar, que de acuerdo con su información empresarial, es responsabilidad del Área de archivo garantizar su correcta destrucción. Ningún funcionario diferente a los del Área de Archivo, está autorizado para la eliminación de documentos.

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

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