Responsabilidades de los funcionarios en la gestión de los documentos

A continuación se definen las responsabilidades que deben acoger los funcionarios de Amarilo para la correcta gestión de los documentos en la diferentes fases de archivo

1. Velar por la protección y conservación de los documentos, sin importar su soporte, que han sido resultado del cumplimiento de sus funciones. Para ello, deben disponer de lugares seguros que aíslen los riesgos de humedad, temperatura, pérdida y deterioro. De igual manera deben garantizar que los documentos permanezcan legibles, completos y auténticos.

2. Facilitar la recuperación y consulta de los documentos: los funcionarios deben conocer y aplicar las directrices definidas en el Listado Maestro de Registros de cada área, las cuales buscan facilitar el uso de los documentos en la compañía. Para ello cada funcionario debe:

Verificar la versión y actualización del LMR de su área.

Identificar los expedientes, de acuerdo con las series documentales establecidas en el LMR.

Garantizar la integridad de los expedientes, identificando que sus tipos documentales estén completos, conforme a lo definido en el LMR del área.

Definir controles de acceso y consulta de los documentos, que eviten pérdidas, deterioro y alteraciones de la información.

Para los documentos digitales debe aplicarse el mismo procedimiento, de tal manera que se evite nombrar carpetas con los nombre de los productores. La organización de los documentos digitales debe ser fácil de comprender para cualquier funcionario.

Cabe resaltar que estas responsabilidades son puntos de chequeo en las visitas de acompañamiento y revisión del Área de Archivo.

Cualquier inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con el Área de Archivo o dejar un comentario en esta entrada

Entradas relacionadas

Utilización del Listado Maestro de Registros
Directrices para la adecuación y mantenimiento de sitios destinados para la custodia de documentos
Recomendaciones para los responsables de la administración de documentos
Directrices para la administración de documentos en Archivo de Gestión
Importancia de los documentos en la gestión de la Compañía