Directrices para la adecuación y mantenimiento de sitios destinados para la custodia de documentos

Las siguientes directrices están orientadas a garantizar la estabilidad, perdurabilidad, integridad y protección de los documentos generados por la compañía, teniendo como base estrategias de conservación preventiva en la manipulación y uso de los archivos de gestión, como mecanismo para facilitar y guiar el cumplimiento de las responsabilidades de los funcionarios de Amarilo:

Adecuación de Espacios destinados para la conservación de documentos

Para elegir un sitio adecuado de archivo en el área, obra o sala de ventas, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Elija un lugar con el espacio suficiente que facilite la consulta, control y acceso a los documentos por parte de los funcionarios. Evite adecuar pasillos.

2. La ubicación de los documentos debe contar con el mobiliario pertinente para su administración. Evite utilizar repisas.

3. El sitio destinado para la conservación de los archivos de gestión, debe estar libre de elementos ajenos a los documentos, como materiales de construcción o papelería.

4. Los documentos debe ser archivados en unidades de conservación que garantice su protección y faciliten su manipulación. Trate de minimizar el uso de AZ, esto le ayudará a optimizar el espacio. Para ello, utilice carpetas o legajadores.

Directrices para la limpieza de espacios de conservación de archivo

1. Limpie frecuentemente el polvo de los lugares destinados para la conservación de los documentos. Para ello, utilice escobas y traperos húmedos.

2. Evite barrer el piso en seco para no levantar el polvo.

3. Utilice paños ligeramente húmedos con alcohol, para remover el polvo de las AZ, estantes, archivadores y escritorios. Esto ayudará a prevenir la generación de ácaros, insectos y hongos. De igual manera, evite utilizar ambientadores o cualquier otra clase de soluciones desinfectantes.

4. Evite sacudir los paños dentro de las áreas de archivo.

5. No utilice plumero para realizar las tareas de limpieza.

6. Limpie los paños para cada limpieza.

7. Limpie las paredes, puertas y ventanas con poca agua, alcohol y detergente si es necesario.

8. Garantice la circulación de aire en las instalaciones. Esto ayudara a disminuir la concentración de humedad.

Directrices para la limpieza de las unidades de conservación

1. Ubique las AZ, folders, carpetas o legajos en lugares aislados a inundaciones, exposición excesiva a la luz y al polvo.

2. Utilice un paño húmedo con alcohol para realizar la limpieza.

3. Cumpla los lineamientos establecidos en el Listado Maestro de Registros y las directrices de Archivo.

4. Aislé los documentos afectados por humedad, hongos u otro tipo de deterioro, y comuníquese con el Área de Archivo, la cual es la única autorizada y formada para realizar las intervenciones correspondientes.

5. Utilice los implementos de protección necesarios (tapabocas y guantes) para realizar la tarea de limpieza.

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