Unificación de Negociaciones

La unificación de expedientes de negociaciones es el proceso archivístico que realizan las áreas de Sala de Ventas y Escrituración y Trámites con el objetivo de conformar y agrupar la historia documental de venta de cada inmueble desde su separación hasta su entrega al cliente.

Antes de realizar la unificación, la Sala de Ventas debe tener y conocer su Listado Maestro de Registros en el que se detallan uno a uno los documentos que conforman el expediente y el orden con el cual deben ser ubicados físicamente.

Pasos para realizar la unificación:

1. Identifique los documentos originales del negocio que genera y custodia la Sala de Ventas y el Área de Escrituración y Trámites, esto facilitará la depuración de los documentos duplicados.

2. La sala de ventas debe conformar legajos máximo con 5 expedientes de negocios. Esto varía dependiendo de la capacidad de un gancho legajador. Teniendo en cuenta que aún hace falta archivar los documentos originales del Área de Escrituración y Trámites. Es decir, debe dejarse el espacio necesario para culminar la unificación.

3. Los legajos deben archivarse por Torre y consecutivo de inmueble o como en el caso de las casas por consecutivo. Por ejemplo un legajo puede archivar negocios desde el Apto. 101 de la torre 6 hasta el 604 de la torre 6.

En caso que el número de inmuebles de una torre supere la capacidad de un gancho legajador deben crearse en su defecto número de legajos necesarios. Ejemplo:

a. Primer legajo: 101-06 - 304-06.

b. Segundo legajo: 401-06 - 604-06.

c. Tercer legajo: 701-06 - 904-06.

4. Recuerde que los documentos deben estar ordenados físicamente dentro del expediente como lo especifica el Listado Maestro de Registros de Sala de Ventas en la serie documental negociaciones.

5. Una vez haya culminado esta primera fase, el asesor comercial de la Sala de Ventas debe programar con el coordinador de escrituración y trámites la fecha en la que se finalizará la unificación.

6. El Área de Trámites debe hacer entrega de los documentos originales que custodia debidamente depurados, los cuales deben ser archivados en el expediente siguiendo el orden del Listado Maestro de Registros.

7. Los documentos duplicados y depurados deben ser entregados al Área de Archivo para su correcta eliminación.

8. Finalmente los expedientes deben ser transferidos al Archivo Central siguiendo las especificaciones definidas para este proceso.

Cualquier información adicional o duda en el proceso puede comunicarse con el Área de archivo o comentar esta entrada.

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